Portal komunikacji wewnętrznej

Dobrze zaprojektowany portal wewnętrzny pozwala udostępniać w szybki sposób przesyłać do wspólnego repozytorium pliku i udostępniać je bezpośrednio użytkowników lub grupom z określonymi prawami dostępu. Dokumenty powinny być zapisane w standardowym formacie pliku, tak aby wszyscy pracownicy mogą otwierać pliki bez problemów z kompatybilnością.

Dobrze zaprojektowany i prosty interfejs portalu korporacyjnego bezpośrednio przekłada się na wydajność pracy korzystających z niego użytkowników. Zbyt skomplikowany sposób nawigacji i konstrukcji interfejsu jest frustrujący i zniechęca pracowników do korzystania z portalu. W tym aspekcie mniej zawsze znaczy więcej.

Znalezienie informacji w portalu powinno być tak szybki i łatwe jak tylko możliwe. Warto dołożyć maksimum starań aby odpowiednio oznakować publikowane dokumenty, ale również niezbędna jest dobrze zaprojektowana wyszukiwarka, która w szybki sposób pozwoli odszukać żądaną informację.

Zasoby portalu komunikacji wewnętrznej powinny być pilnie strzeżone przed intruzami. Dlatego dostęp jest bezwzględnie chroniony hasłem, na potrzeby którego autoryzacja następuje poprzez zintegrowany serwer usług katalogowych, które ułatwiają wdrożenie i utrzymanie rygorystycznych zasad bezpieczeństwa. Kontrolowany dostęp sprawia również, że intranet jest bardziej elastyczny i znacznie rozszerza zakres jego zastosowań.

Dobrze zorganizowane i zaprezentowane forum i/lub komentarze pod publikowanymi treściami to nie tylko okazja do publikowania własnych poglądów, ale także zachęta użytkowników do aktywnego udziału w wymianie pomysłów, które mogą prowadzić do innowacyjnych rozwiązań.

Scentralizowany system planowania zapewnia, że każdy użytkownik portalu otrzymuje powiadomienia o jego spotkaniach. Ponadto powala to na planowanie aktywności z uwzględnieniem innych spotkań, dostępności zasobów oraz pracowników.

Projekt witryny wewnętrznej może także obejmować wdrożenie centralnego miejsca do zarządzania zadaniami. Dzięki temu użytkownicy zyskują jedno miejsce, którym mogą śledzić pojawiające się nowe zadania, a ich przełożeni postęp ich realizacji.

Możliwość oceny zawartości przez pracowników ma zasadnicze znaczenie w procesie ciągłego doskonalenia treści publikowanych na portalu. Zwiększa także zaangażowanie użytkowników w podstawowym wymiarze portalu wewnętrznego jakim jest komunikacja wewnętrzna organizacji. Pracownicy powinni móc w łatwy sposób oznaczyć treść za pomocą słów kluczowych oraz szybko ocenić np.: poprzez system ocen gwiazdkowych.

Proste mechanizmy zarządzania portalem pozwalają przekazać znaczące uprawnienia administracyjne użytkownikom na stanowiskach kierowniczy czy też szeregowym pracownikom. Dzięki temu rośnie zaangażowanie organizacji w rozwój portalu, co w zasadniczy sposób zwiększa jego skuteczności i przydatność.

Dobry intranet umożliwia użytkownikom wprowadzić nie tylko krótką informacją o sobie, zdjęcie i dane kontaktowe, ale także doświadczenie zawodowe i umiejętności oraz oznaczyć to przy pomocy słów kluczowych. Dzięki temu organizacja zyskuje nie tylko książkę adresową z telefonami, ale także możliwość łatwego wyszukiwanie określonych zasobów do projektów planowanych lub realizowanych projektów.

Powszechną cechą użytkowników jest używanie zasobów portalu wewnętrznego z wykorzystanie urządzeń mobilnych. Dlatego niezbędną funkcjonalnością dobrze zaprojektowanej witryny oraz infrastruktury systemowej intranetu jest możliwość skorzystanie z niej przy pomocy urządzeń mobilnych.

Dobrze zaprojektowany portal komunikacji wewnętrznej w prosty i szybki sposób umożliwia tworzenie dla departamentów i grupy projektowych, oddzielnych przestrzenie w postaci wirtualnych obszarów roboczych do dyskusji i współdzielenia dokumentów. Dzięki temu wszystkie tematyczne informacje znajdują się w jednym miejscu, które jest dostępne wyłącznie dla uprawnionej grupy odbiorców.

Jedna z najważniejszych cech portalu wewnętrznego jest jego możliwość łatwego dostosowania do potrzeb określonych odbiorców. Bez wątpienia nie ma dwóch takich samych organizacji, co sprawia, że niezwykle ważne jest, aby oprogramowanie pozwalało na pełne dostosowanie wyglądu i funkcjonalności do potrzeb firmy.